شرح وظایف
مسئول دفتر معاونت
- تنظیم برنامه ملاقات داخلی و خارجی سیستم
- گزارش مطالب مهم روزانه
- ابلاغ دستورات مافوق به اشخاص و موسسات ذیربط و ادارات تابعه
- راهنمایی و در صورت لزوم فراهم /اوردن وسائل و یا انجام درخواست های متقاضیان و مراجعه کنندگانی که تقاضای آنان بدون ملاقات با مقام ذیربط امکان پذیر است
- تهیه پیش نویس نامه های ارجاعی
- تهیه گزارش سالیانه ماهانه و ... مرتبط با فعالیت های جاری و عمرانی
- برنامه ریزی تقویم کاری سالیانه و روزانه ریاست
- انجام هماهنگی های لازم با کلیه معاونت ها و واحد های زیر مجموعه
- برنامه ریزی و برگزاری جلسات همایش ها و گردهمایی ها
- برنامه ریزی و هماهنگی های لازم حهت بازدید ریاست از مراکز، بیمارستان ها و واحد های تابعه دانشگاه
- ارجاع نامه ها و تهیه پاسخ نامه های واصله و ...
- تعیین وقت جهت متقاضیان ملاقات با ریاست
- پیگیری، راهنمایی و رفع مشکل مراجعانی که نیاز به مساعدت و مددکاری دارند
- راهنمایی و پیگیری امور افراد مراجعه کننده به دفتر
- استخراج مطالب منتشر شده در جراید و مطبوعات
- پیگیری امورات ارجاعی
- ابلاغ دستورات مافوق به واحد های تابعه
- صدور بخشنامه های مورد نظر مافوق
- تهیه مستند سازی و ارائه گزارش به مافوق
- تعیین وقت ملاقات با کارکنان و مردم
- نگهداری و طبقه بند سوابق مکاتبات بر اساس موضوعات مختلف و کلاسه بندی و بایگانی
- اخذ نامه های واصله برای رئیس واحد
- دریافت نامه های ارجاعی از واحد های مختلف
- دریافت نامه های دستور داده شده از واحد های مربوطه
- ارجاع به دبیرخانه ذیربط
- تعیین وقت جلسات با مسئولین واحدهای ذیربط
- شرح وظایف مدیر حوزه ریاست
- نظارت و پیگیری اموری که از سوی رئیس ابلاغ گردیده است
- دریافت مکاتبات واحدها و صدور ابلاغ کلیه مکاتبات، دستورات و نظرات آن به واحدها و یا مؤسسات و سازمانهای خارج از معاونت
- تهیه و تنظیم صورتجلسات شوراها و کمیته هایی که در محدوده تشکیلات حوزه ریاست معاونت تشکیل می گردد
- برنامه ریزی و نظارت جهت اجرای مصوبات
- پاسخگوئی به ارباب رجوع بر اساس مقررات مربوطه
